Cualquier congreso, jornada, charla, presentación de producto o evento en general necesita unos preparativos anteriores para que el desarrollo del mismo sea excelente. Por ello, la mayor parte de las empresas que van a realizar un evento, contratan a una empresa especializada en la organización de eventos. Para ello, unas empresas solo se fijan en lo que les va a costar este servicio, sin mirar exactamente lo que les están ofreciendo.
Si contratas a una empresa de eventos para que se encarge de todo, deberías de solicitarles una secretaría técnica, la cual debería ofrecerte lo siguiente:
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Coordinación y asesoramiento general
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Seguimiento de los presupuestos
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Reserva y gestión de las sedes
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Reserva y gestión de los equipos audiovisuales y medios técnicos necesarios.
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Reserva y Gestión de locales y/o proveedores para actividades.
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Búsqueda de alternativas y proveedores para nuevas necesidades o cambios en las ya definidas.
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Protocolo y Relaciones Públicas.
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Supervisión general del evento.
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Contacto con invitados (telefónico, a través de emails, etc.)
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Coordinación de azafatas.
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Proponer ideas para el evento.
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Buscar la decoración más adecuada para el evento.
Estas deberían de ser las funciones que tendría la secretaría técnica de una empresa de organización de eventos, para que su acto se desarrolle de la forma más satisfactoria posible.
En muchos casos, estas funciones no quedan reflejadas y nos encontramos que la empresa a la que se lo hemos encargado no se hace cargo de ello o intenta cobrar más por realizarlas.
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